Servas Canada politique et procédures de résolution des conflits
Approuvé par le conseil d’administration de Servas Canada lors de sa réunion du 24 avril 2022, pour entrer en vigueur immédiatement.
Introduction/objectif :
Dans toute entreprise humaine commune, il est possible que des malentendus ou des désaccords surviennent occasionnellement entre les participants. La politique et les procédures de résolution des conflits de Servas Canada prévoient un processus complet et impartial pour résoudre les situations de conflit entre les membres Servas résultant de leurs décisions, actions ou comportements.
Déclaration de politique générale :
L’interaction entre les membres Servas doit refléter les valeurs de respect, de compassion et de paix de l’organisation. Le processus de résolution des conflits entre membres Servas reflétera ces mêmes valeurs.
Il est préférable que les parties au conflit règlent le problème entre elles. Si cela n’est pas possible, Servas Canada mettra en place un processus plus formel d’enquête et de décision finale.
Portée de la politique :
Cette politique s’applique aux situations de malentendus ou de désaccords entre membres Servas concernant leurs décisions, actions ou comportements. Elle s’applique également aux situations dans lesquelles les membres de Servas Canada peuvent être préoccupés par des décisions et des actions inappropriées du conseil d’administration de Servas Canada.
Procédures :
A. Conflit entre les membres/bénévoles de Servas Canada et d’autres membres/bénévoles de Servas Canada :
Si les membres ou les bénévoles de Servas Canada ne parviennent pas à résoudre un conflit avec d’autres membres ou bénévoles de Servas Canada, ils peuvent, par le biais d’une soumission écrite, demander au Facilitateur de résolution des conflits de Servas Canada d’enquêter sur la situation conflictuelle. Le Facilitateur de la résolution des conflits prend contact avec l’autre partie et lui demande de présenter un exposé écrit sur la situation. Le Facilitateur de la résolution des conflits devra :
- Interroger les deux parties afin de recueillir toute information supplémentaire et les suggestions des parties pour résoudre ou remédier au conflit de manière équitable
- Déterminer quel processus est susceptible de mener à une résolution, la médiation étant une option possible
- Informer les deux parties du processus suggéré et leur demander leur accord pour procéder
- Si les deux parties sont d’accord, faciliter le processus, en agissant en tant que tierce partie neutre, ce qui aboutit à un accord signé par les deux parties et le Facilitateur, indiquant les termes de la résolution.
- Informer le Secrétaire national de Servas Canada que le conflit a été résolu.
Si la résolution n’est pas atteinte :
- Le Facilitateur de la résolution des conflits soumettra un rapport au Secrétaire national, décrivant la situation de conflit, le processus suivi, la ou les raisons probables de la poursuite du conflit et la ou les recommandations pour aller de l’avant.
- Le Secrétaire national consulte le Facilitateur de la résolution des conflits et le conseil d’administration pour déterminer les prochaines étapes.
- Le Secrétaire national décidera des mesures à prendre et en informera les deux parties par écrit.
- La décision du Secrétaire national est définitive et contraignante.
B. Conflit entre un membre Servas Canada et un membre Servas d’un autre pays :
Si un membre de Servas Canada ne peut pas résoudre un conflit avec un membre Servas d’un autre pays, il peut, par lebiais d’une soumission écrite, demander au Facilitateur de résolution des conflits de Servas Canada d’enquêter sur la situation conflictuelle. Le Facilitateur de résolution des conflits doit alors contacter son homologue dans le pays de l’autre membre Servas pour discuter de la situation et décider d’un plan d’action pour résoudre le conflit.
Si le Facilitateur de résolution des conflits de Servas Canada conclut qu’un membre de Servas Canada peut avoir agi ou s’être comporté de façon inappropriée dans la situation de conflit, il en informera la liaison internationale de Servas Canada et recommandera au Secrétaire national les mesures correctives à prendre. Le Secrétaire national décidera des mesures à prendre et en informera le membre de Servas Canada par écrit. La décision du Secrétaire national est définitive et lie le membre de Servas Canada.
C. Préoccupation d’un ou de plusieurs membres de Servas Canada concernant une conduite inappropriée du conseil d’administration de Servas Canada.
Si un membre de Servas Canada croit que le conseil d’administration de Servas Canada a agi de façon inappropriée dans l’exercice de ses responsabilités, il peut demander par écrit l’aide et/ou l’enquête du Facilitateur de résolution de conflits de Servas Canada. S’il n’y a pas de Facilitateur de résolution des conflits disponible, le membre peut contacter le Comité de résolution des conflits de Servas International.
Conduite :
Toutes les étapes du processus de résolution des conflits de Servas Canada seront menées en temps opportun et tout sera mis en œuvre pour préserver la vie privée et la confidentialité des parties sans limiter la portée de l’enquête et du suivi.
Accès des membres à la politique et aux procédures :
Le conseil d’administration de Servas Canada doit s’assurer que le texte de la politique et des procédures de
résolution des conflits est accessible à tous les membres de Servas Canada par le biais du site Web de Servas Canada et par d’autres moyens, dans la mesure du possible. Cette information destinée aux membres comprendra un lien par courriel avec le Facilitateur de résolution de conflits de Servas Canada.
